Asistente Administrativa, Escuela de Enfermería Clara Ward

Información Sobre la Posición

El Asistente Administrativo evidenciará y mantendrá una fe vibrante y creciente en Jesucristo. Brindar apoyo al decano de la Facultad de Enfermería Clara Ward.

Se Reporta a: Decana de la Facultad de Enfermería Clara Ward

Requisitos de Educación

• Tres años de experiencia laboral, incluida una comprensión del entorno de la educación superior
• Se prefiere encarecidamente una maestría

Responsabilidades

• Servir como parabrisas y persona de contacto para el Decano.
• Ayudar con las tareas presupuestarias generales, que incluyen, entre otras: justificaciones presupuestarias, cuotas estudiantiles, conciliación de tarjetas de crédito, etc.
• Preparar y presentar informes o documentos de gastos y departamentales, según se solicite.
• Consultoría sobre espacio de oficina y flujo de trabajo.
• Completar y enviar órdenes de compra según corresponda.
• Filtrar eficazmente las llamadas telefónicas y desviarlas a la persona más adecuada para responder, dentro o fuera de la SON.
• Crear, almacenar y administrar todos los archivos y registros académicos de los estudiantes solicitantes de BSN y los estudiantes matriculados de BSN.
• Recopilación de datos, informes y otros documentos que se utilizarán en el proceso de acreditación y aprobación de programas para la Junta de Enfermería de Tennessee (TBON), AACN y CCNE.
• Tomar, almacenar y distribuir las actas de todas las reuniones de SON y relacionadas con SON.
• Asistir a reuniones fuera de la SON según sea necesario.
• Verificar y actualizar todos los portafolios de la facultad de forma regular.
• Gestionar activamente la investigación y la compra de equipos y suministros de oficina, laboratorio y simulación.
• Iniciar y actualizar bases de datos SON.
• Coordinar los horarios de las aulas.
• Organización de actividades de admisión
  • Enviar los expedientes completos de los solicitantes al Decano para su revisión.
  • Mantener todos los archivos de los solicitantes durante todo el proceso de admisión.
  • Gestión de archivos seguros de los solicitantes aceptados
• Compartir información relacionada con eventos o comunicación dentro del Colegio.
• Otras funciones que se le asignen.

• Brindar apoyo a la Escuela de Enfermería mediante:
  • Proporcionar a todos los estudiantes información y asistencia según sea necesario.
  • Gestionar el sistema de correo para el SON: recopilación, entrega y reenvío.
  • Creación de hojas de cálculo, flyers, correspondencia, programas, presentaciones de PowerPoint, etc.
  • Planificación y coordinación de eventos especiales: recepciones, almuerzos, conferencias, ceremonias (catering, reservas, invitaciones, equipos especiales).
  • Garantizar la total confidencialidad de los estudiantes y el profesorado.
  • Supervisar a los estudiantes de estudio y trabajo según sea necesario.
  • Supervisión de exámenes según sea necesario.
  • Revisión de la correspondencia o los informes distribuidos desde el departamento según sea necesario.
  • Preparación y montaje de materiales para talleres y conferencias.
  • Proporcionar tareas administrativas generales según sea necesario. Nota: Si se trata de solicitudes conflictivas, notifique al decano para que establezca prioridades.
  • Funcionamiento y solución de problemas con el equipo de oficina, según corresponda.
  • Otras funciones que se le asignen.

Cualidades Deseadas

• Encantado de servir e interactuar con el equipo de SON y el equipo de Bryan College.
• Encantado de servir e interactuar con todos los estudiantes de enfermería potenciales e inscritos.
• Competente en los componentes esenciales de Microsoft Office, incluidos Word, Outlook, PowerPoint y Excel.
• Competente en el uso de Internet para la investigación y la comunicación eficientes y oportunas.
• Muy organizado y detallista.
• Sobresale en la comunicación profesional escrita.
• Conocimientos prácticos de creación y gestión de bases de datos.
• Enfocado en el servicio y satisfacción del cliente, especialmente para un gran volumen de contacto con los estudiantes.
• Agradable, multitarea, jugador de equipo, actitud profesional y cómodo en un departamento de ritmo rápido y alta presión.
• Mantiene la confidencialidad.
• La experiencia en coordinación de eventos/proyectos es útil.
• La experiencia de trabajo en la educación superior es útil.

Otra Información

• Ten una relación personal con Jesucristo y comprométete a servirle a Él y a Su iglesia.
• Respaldar sin reservas nuestra misión y normas de conducta.